Como criar novo Conserto/Ordem de Serviço de Assistência Técnica no Anexar

Esse artigo tem como objetivo mostrar como criar um novo Conserto/Ordem de Serviço no Anexar. Para isso, primeiramente devemos abrir a aba Movimentação, depois a opção Conserto/Ordem de Serviço, então a sub-opção Conserto/Ordem de serviço, como mostrado na Imagem 1 a seguir:
Imagem 1: Localização da opção de conserto no Anexar.

Abrirá então a tela de conserto do anexar. Nessa tela, para criarmos um novo conserto, devemos clicar no botão Novo, localizado na parte inferior esquerda da tela, como mostrado na Imagem 2 a seguir:

Imagem 2: Tela de controle de Consertos/Ordens de serviço no Anexar, com o botão Novo em evidência.

Abrirá então a tela de cadastro de novo conserto. Essa tela será explicada da seguinte forma: Essa tela será dividida em Parte Superior(1), Abas Centrais(2), e Parte Inferior(3). As partes superior e inferior aparecem independente das abas selecionadas, por isso as explicaremos antes. Já as abas centrais serão explicadas aba a aba, campo a campo, começando pela primeira aba até a última.

Imagem 3: Parte superior da tela de Conserto/Ordem de Serviço, com os campos enumerados para explicação.

Parte Superior

Imagem 4: Parte superior da tela de conserto.

Aqui temos os dados do cliente da O.S., bem como informações de abertura. Vamos aos campos:

  • Data do conserto: Aqui deve ser colocada a data de abertura da O.S..
  • Tipo de Conserto: aqui deve ser colocada a modalidade do conserto. Ex: Orçamento, Manutenção, Garantia, Preventiva, Etc.
  • Tabela de Preço: caso você trabalhe com tabela de preços diferentes, aqui você selecionará qual tabela regerá os valores dos produtos dessa O.S..
  • Código/nome do Cliente: Esses campos devem ser preenchidos com o cliente da O.S.
  • Vendedor: Esse campo deve conter o Vendedor responsável pela O.S.. Deixando claro que o vendedor não é a mesma coisa que técnico. Vendedor é aquele que vende, que negocia com o cliente. O técnico é aquele que conserta, que mexe efetivamente com o equipamento. Caso sua empresa não trabalhe com vendedores, pode deixar esse campo vazio.

Preenchidos os campos que serão utilizados nessa parte, vamos para a parte inferior da tela:

Parte Inferior

Imagem 5: Parte inferior da tela de conserto.

Essa parte da tela contém os dados de controle de datas e valores da O.S., como data da provável entrega, garantia até, data e valor da entrada, etc. Vamos aos campos:

  • Provável entrega: Aqui deve ser colocada a data da provável entrega, ou seja, a data que o conserto do equipamento deve ficar pronto e ser entregue.
  • Entrega: Esse campo não pode ser digitado, ele recebe uma data da tela de confirmação da O.S.. Esse campo contém a data em que o equipamento foi entregue ao cliente após pronto/consertado.
  • Garantia até: Esse campo deve conter a data limite da garantia do produto.
  • Aut. Orçamento: Caso o conserto seja um orçamento, aqui deve ser colocada a data em que o cliente aprovou o orçamento de conserto do equipamento.
  • Provável Avaliação: Aqui deve ser colocada a data em que o técnico avaliará o equipamento, para assim saber o que deve ser feito, e gerar um valor ao orçamento/conserto.
  • Total de Horas: Esse campo contém o total de horas gastas nessa O.S..
  • Data Entrada: Caso o cliente dê um sinal para que o conserto do equipamento seja feito, aqui deve ser colocada a data do recebimento da entrada.
  • Valor Entrada: Esse campo deve receber o valor dado como entrada/sinal na O.S..
  • Total Serviços: Esse campo contém um resultado da soma de todos os serviços aplicados no equipamento, ou seja, é o sub-total de serviços aplicados.
  • Acrésc: Esse campo acrescentará o valor colocado no valor total da O.S..
  • Desc. Extra: Esse campo descontará o valor colocado do valor total da O.S..
  • Total de Produtos: Esse campo é preenchido com a soma de todos os produtos aplicados na O.S., ou seja, é o sub-total de produtos aplicados.
  • Total de Operação: Esse campo é um resultado da soma do total de produtos mais o total de serviços, desconsiderando acréscimo e desconto extra. É o sub-total bruto.
  • Total Geral: Esse campo é um resultado da soma do total da operação mais acréscimos menos desconto extra. OU seja, esse valor é o valor total do conserto.

Preenchidos esses campos, vamos finalmente às abas:

Aba Dados técnicos

Imagem 6: aba dados técnicos do conserto.

Nessa aba, temos os dados do equipamento, bem como informações gerais sobre a O.S., como Defeito Reclamado, local do atendimento, hora do atendimento, nome do solicitante, etc. Essa tela será dividida em duas partes para melhor explicação e organização: Dividiremos em Dados do Equipamento, e Informações Gerais.

Dados do Equipamento

Essa parte da tela contém o equipamento a ser consertado. Esse equipamento é vinculado ao cadastro de cliente, ou seja, cada cliente tem sua lista de equipamentos. Para acessar o cadastro de equipamentos, inclua o cliente na ordem de serviço, e depois clique no botão com imagem de binóculo ao lado do campo Cod Equip, localizado na parte central esquerda da tela. Abrirá então a janela de controle de equipamento do cliente. Aqui, você pode cadastrar novos equipamentos, ou localizar todos os equipamentos que o cliente já tem cadastrado. Caso o equipamento já exista, clique duas vezes sobre ele, e ele será incluído na ordem de serviço. Caso ele ainda não esteja cadastrado, clique no botão “Novo”, localizado na parte inferior esquerda da tela.

Informações Gerais

Essa parte da tela contém anotações gerais sobre a O.S.. Vamos descrever agora campo a campo as funcionalidades aqui contidas:

  • Local do Atendimento: Local onde o cliente foi atendido. Ele pode ter sido atendido na loja pessoalmente, ou em sua residência, por exemplo, em um chamado de conserto.
  • Hora: Esse campo contém a hora na qual o cliente foi atendido.
  • Cod Identificador: Esse campo contém o número da O.S. no bloco, caso você use blocos enumerados.
  • NF Entrada: Esse campo deverá ser preenchido com o número da nota de remessa, caso o conserto seja de um equipamento recebido via nota de remessa para conserto.
  • Data de Entrada: Aqui deve ser colocada a data de entrada do equipamento para conserto na empresa.
  • Solicitante/Contato: Esse campo deve ser preenchido com o nome do solicitante do conserto. Caso o solicitante seja um contato, o mesmo será mostrado na listagem desse campo.
  • Defeito Reclamado./Contratos: Esse campo deve conter a informação do defeito reclamado do equipamento, bem como qualquer tipo de anotação sobre o conserto.

Terminada a aba de dados técnicos, vamos para a próxima aba.

Aba Descritivos

Imagem 7: Aba de descritivos do conserto.

Essa aba contém os campos chamados de descritivos do conserto: Situação, Causa, Solução e Observação Geral.

Situação

O campo situação tem por intuito armazenar a situação do equipamento ao dar entrada na empresa, por exemplo: algum tipo de arranhado, algum tipo de componente visivelmente avariado, ou alguma peça faltando.

Causa

Aqui deve ser descrita a causa do problema, ou seja, o que causou o problema.

Solução

É a solução da causa, ou seja, como arrumar o problema.

Observações gerais

Esse campo pode ser preenchido com anotações gerais sobre o conserto. Terminada a aba de descritivos, vamos à próxima aba.

Aba Parecer

Imagem 8: Aba de pareceres do conserto.

Essa aba contém os pareceres técnicos do conserto do equipamento, ou seja, essa aba serve mais ou menos como um diário do conserto onde os técnicos que vão mexendo no equipamento especificam aqui o que estão fazendo, para que fique documentado o que foi feito.

Lançando um Parecer no Conserto

Para lançar um parecer no conserto, primeiro clique no botão Adicionar Parecer, localizado na parte inferior esquerda da aba. No painel que se abrirá, digite no campo Descrição do Parecer o parecer, e depois coloque a data e a hora nos campos localizados na superior esquerda da tela. Ao terminar, clique no botão Confirmar, na inferior direita da tela. Terminada a aba de parecer, vamos para a próxima.

Aba Produtos Aplicados

Imagem 9: aba de produtos aplicados do conserto.

Uma das abas mais importantes do conserto, essa aba abriga todos os produtos(peças) que foram utilizadas no conserto, gerando uma parte do valor total do conserto

Adicionando um produto aplicado ao conserto

Para adicionarmos um produto aplicado ao conserto, primeiramente devemos pesquisar no cadastro de produto qual o produto que queremos adicionar. Existem duas maneiras para fazer essa pesquisa: Você pode digitar o código ou a referência do produto no campo código, ou você pode digitar o nome do produto no campo nome para fazer a pesquisa. Digite os dados no campo que preferir e aperte a tecla Enter. Se ele encontrar o produto, ele preencherá o campo de valor unitário com o valor do produto no cadastro. Coloque o resto dos dados (quantidade, data de garantia, reveja o valor unitário e desconto), e clique no botão Adicionar. O produto será adicionado ao conserto, e os campos serão limpos, para que você possa adicionar ais um produto. Caso queira adicionar mais um produto, repita o processo. Terminada a aba de produtos aplicados, vamos para a próxima aba.

Aba Serviços Aplicados

Imagem 10: Aba de serviços aplicados no conserto.

A aba mais importante do módulo junto da aba de dados técnicos, essa aba controla os serviços aplicados ao conserto, gerando uma parte do valor total do conserto.

Adicionando um serviço ao Conserto

Para adicionarmos um serviço ao conserto, primeiramente devemos pesquisar o serviço no cadastro de serviços do anexar. Para isso, temos duas maneiras: Você pode digitar o código do serviço no campo Código, ou digitar a descrição do serviço no campo Descrição do Serviço. Se o sistema achar o código ou parte da descrição no cadastro de serviços, ele preencherá os campos com a informação do cadastro. se ele não achar, ele mostrará um aviso dizendo que a informação digitada não existe no anexar. Após encontrar o serviço, coloque a quantidade de serviços prestadas (Normalmente o serviço é cobrado por hora técnica, então coloque nesse campo a quantidade de horas cobradas. Caso a cobrança seja unitária, então coloque 1 nesse campo), o valor unitário do serviço, e algum desconto, caso tenha. Preenchidos os campos, clique no botão Adicionar, localizado na extrema direita da linha dos campos. Ao clicar, o serviço será incluso no desconto, e os campos de inclusão serão limpos para uma nova inclusão, caso você precise. Terminada a aba de serviços aplicados, vamos para a próxima aba:

Aba de Lançamento de Horários

Imagem 11: Aba de lançamentos de horários.

Essa aba é responsável de armazenar os horários de trabalho dos técnicos no conserto. Funciona como controle de horas trabalhadas juntamente à aba de valores, pois esses horários servem como base para cobrança de hora técnica.

Lançando Horários no Conserto

Para lançarmos horários no conserto, primeiramente devemos clicar no botão Adicionar horário, localizado na parte inferior esquerda da tela. No painel que se abrirá, Lance o horário de início, e o de fim, e o nome do técnico. O sistema calculará o total de horas automaticamente de acordo com os valores colocados no horário de início e fim. Você pode trocar o dia, caso queira fazer um lançamento retroativo, já que o sistema sugere sempre a data corrente para o campo data. Terminada a aba de lançamento de horários, vamos para a próxima aba.

Aba Valores

Imagem 12: Aba valores.

Essa aba contém despesas extras do conserto, como deslocamento, estadia, alimentação do técnico, etc. Vamos dividir essa tela em três partes: Despesas, Horas à cobrar, Datas, e Franquias/Convênios.

Seção Despesas

Essa seção é bem simples: temos campos que são relacionados às despesas do conserto. Tudo o que precisa ser feito é colocar os respectivos valores em seus campos. Esses valores serão então somados e adicionados ao total final do conserto.

Seção Horas à cobrar

Essa seção contém o controle de horas técnicas lançadas, gerando o valor total de horas técnicas a serem cobradas. Esse cálculo funciona da seguinte maneira: Na aba lançamento de horários, lance os horários de início e fim das atividades cobradas por hora técnica. Essas horas serão somadas, e o resultado total de horas será colocado automaticamente pelo Anexar no campo Total de Horas. então o sistema multiplicará o valor da hora técnica pelo total de horas lançado, gerando então o valor total a cobrar. Esse valor então é somado ao valor de deslocamento, caso tenha, e aos valores da seção despesas explicado anteriormente, mais os produtos e serviços aplicados, gerando então o total geral do conserto.

Seção Datas

Nessa seção, temos as datas do chamado, ou seja, a data em que foi pedido o atendimento, e logo abaixo a data do atendimento em si, ou seja, a data em que o cliente foi atendido.

Seção Franquias/Convênios

Nessa seção, temos a opção de colocar um franquiado ou um conveniado no conserto. Para incluir um deles,basta digitar seu nome no campo Nome do franquiado, ou Nome do Conveniado. Lembrando que o conveniado e o franquiado vem do cadastro de clientes. Terminada a aba de valores, vamos para a próxima.

Aba Preventiva

Imagem 13: Aba preventiva de conserto.

Esta aba contém o checklist de preventiva de baterias e no-breaks. Cada campo contém uma informação pertinente ao estado do equipamento ao realizar a preventiva. Terminada a preventiva, vamos para a próxima aba.

Aba Parcelas

Imagem 14: Aba de parcelas(pagamentos) do conserto.

Essa aba faz o controle do pagamento do cliente, por meio da geração de parcelas.

Gerando Parcelas de Pagamento

Primeiramente, para gerarmos parcelas, precisamos clicar no botão Gerar parcelas, localizado na inferior esquerda da aba. Abrirá então o painel de geração de parcelas, com a primeira tela sendo a da seleção da condição de pagamento. Selecione a condição desejada, e caso não tenha a condição que você quer, use a condição Personalizado, que lhe permite criar uma condição do zero. escolhida a condição ou criada a condição personalizada, vamos para a próxima tela, a tela da forma de pagamento. Selecione a forma de pagamento que o cliente optou para pagar, e clique em Próximo. Então, na terceira e última tela, será(ão) exibida(s) a(s) parcela(s) gerada(s) a partir de suas escolhas de condição e forma de pagamento. Mas, nessa tela, tudo isso pode ser mudado como você quiser. Essa tela serve para alterar os aspectos da(s) parcela(s) gerada(s) e deixá-la(s) como você quiser. Aqui você pode mudar a data do vencimento, a forma de pagamento, até mesmo o valor da parcela. Assim que a parcela estiver do jeito que você escolheu, clique em Aplicar. Se tiverem mais parcelas após essa, o sistema pulará para a próxima, para que ela seja alterada também. Caso não tenha mais parcelas a alterar, o sistema perguntará se deseja finalizar a geração de parcelas com as parcelas do jeito que você deixou. Se sim, o sistema colocará as parcelas no conserto, do jeito que você as configurou. Terminada a aba de parcelas, vamos para a próxima.

Aba Reposição

Imagem 15: Aba de Reposição do conserto.

Aba histórico de Status

Imagem 16: Aba de histórico de status do conserto, onde aparecem todos os status que o conserto já teve.

Essa aba contém o histórico de todos os status que o conserto já teve, com a data de inclusão e quem foi o responsável pela inclusão desse status. Útil para consulta de troca de status.

Aba Especificações

imagem 17: Aba de Especificações do conserto.

Essa aba serve para colocar especificações do conserto, como algum termo de contrato do conserto. Esse campo tem grande capacidade de armazenamento de texto, e é impresso em vários modelos de relatórios.

Aba Contatos realizados

Imagem 18: Aba de contatos realizados.

Essa aba controla todos os contatos com o cliente referentes ao conserto. Toda vez que você entrar em contato com o cliente por causa desse conserto, você coloca nessa aba a informação de quando foi, que horas foi, quem entrou em contato e o que foi tratado.

Aba arquivos

Imagem 19: Tela de vínculo de arquivos no conserto.

Essa aba serve para armazenar aquivos do conserto, como desenhos técnicos de peças aplicadas, contratos escaneados, fotos do equipamento, etc. Só lembramos que o sistema não salva o arquivo em si dentro do banco de dados, só o caminho onde ele está. Então se o arquivo vinculado for movido ou renomeado, o sistema não mais o achará.

Salvando o conserto

Após incluir todas as informações pertinentes ao conserto, clique no botão Salvar, localizado na parte inferior direita da tela, e coloque sua senha. Pronto! O conserto foi salvo e está pronto para seu uso!

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