Como funciona a tela de orçamento no Anexar

Nesse post mostraremos o funcionamento da tela de orçamento do anexar, explicando campo a campo suas funções. O orçamento é um módulo que possui dois objetivos distintos, dependendo da sua necessidade e do seu fluxo de trabalho: Pode ser um módulo de controle de propostas comerciais, orçamentos mesmo, para seus clientes, que ao serem aprovados, viram pedidos ou quaisquer outros módulos de movimentação, ou ainda pode ser uma tela de venda rápida, usada no seu dia a dia. Não importa qual das duas opções acima você usa, a maneira de digitar o orçamento é sempre a mesma. Explicaremos o que os campos do orçamento fazem um por um e para que eles servem, começando pelo básico: Como abrir a tela de orçamento.

Para abrir a tela de Orçamento no anexar, abra a aba “Movimentação”, e selecione a opção “Orçamento” na lista, ou ainda clique no ícone mostrado na Imagem 1 a seguir:

Imagem 1: Aba de movimentação aberta, com a opção de orçamento assinalada; Ao lado, o ícone de atalho ao orçamento.

Após clicar na opção desejada, seja ela qual for, abrira então a tela de controle de orçamentos, conforme mostrado na “Imagem 2” abaixo. Nela, na parte central temos a tabela onde serão listados os orçamentos pesquisados; Mais abaixo, temos os filtros de pesquisa para filtrar os orçamentos; e por fim na parte inferior da tela temos os botões de controla para interagirmos com a tela. Nesse caso, como estamos fazendo um novo orçamento, devemos clicar no botão “Novo”, que está assinalado no inferior da “Imagem 2” a seguir:

Imagem 2: Tela de orçamentos, com o botão Novo em destaque.

Após clicarmos no botão, abrirá então a janela de novo orçamento, onde digitaremos um novo orçamento. Vamos dividir essa tela em 3 partes, para facilitar a compreensão do que cada campo faz, para que você possa julgar melhor quais campos devem ser preenchidos. As 3 partes são Cabeçalho, Abas Centrais e Rodapé. O cabeçalho e o rodapé mantém-se sempre inalterados independente da aba central selecionada. Ja a parte central varia de acordo com a aba selecionada. Para melhor entendimento, a “Imagem 3” a seguir delimita cada uma das partes:

Imagem 3: Tela principal de orçamento, dividida entre as três partes citadas acima.

Vamos começar falando sobre o cabeçalho da tela.

Cabeçalho (Parte Superior)

No cabeçalho da tela de orçamento ficam as informações do cliente, as datas do orçamento, o status, e o tipo. Vamos ver campo a campo mais a fundo:

  1. Data do Orçamento: Esse campo contém a data do orçamento, ou seja, que data o orçamento/venda está sendo feito. Lembrando que esse campo permite colocar uma data passada, para digitar orçamentos/vendas retroativas.
  2. Status: Esse campo armazena o status do orçamento, ou seja, em que estado se encontra o orçamento atualmente. Esse campo é muito importante para orçamentos com finalidade de proposta comercial, pois assim você pode saber de forma fácil se o orçamento foi mandado ao cliente ou  não, se foi aprovado ou não, etc.
  3. Tipo de Orçamento: Esse campo armazena o tipo de orçamento, no caso de você ter vários tipos diferentes. Esse campo é extremamente útil no caso de você ter vários tipos de orçamento, como orçamento de setores ou serviços ou tipos diferentes de produtos. Esse campo permite depois que você filtre somente orçamentos de um tipo específico, obtendo valores agrupados por tipo.
  4. Código do cliente/Razão Social: Esses campos contém o nome do cliente para quem está sendo feito o orçamento/venda. Você pode incluir o cliente digitando o código dele se souber de cabeça, digitando parte de seu nome no campo razão social, ou ainda clicando no botão de lupa ao lado do código do orçamento para abrir a tela de clientes e pesquisar por lá. Caso use a tela de cliente, ao localizar o cliente desejado, clique duas vezes sobre ele ou aperte “Enter” para incluí-lo dentro do orçamento.
  5. Contato: Esse campo armazena aos cuidados de quem será enviado o orçamento enquanto proposta comercial, ou quem foi o solicitante no caso de orçamento enquanto venda. No orçamento venda de maneira geral não é necessário o preenchimento do contato, enquanto que no orçamento proposta é muito importante preenchê-lo. Esse campo é obtido a partir dos contatos cadastrados no cadastro do cliente selecionado no campo acima.
  6. Tabela de Preço: Esse campo só estará visível no caso do sistema estar configurado para usar tabelas de preço diferenciadas, e ela se comporta de maneiras diferentes dependendo da configuração: Se estiver configurado para que seja apenas uma tabela por venda, a tabela de preço selecionada será aplicada a todos os produtos do orçamento, e ao trocar, todos os valores de produto mudarão. No caso de ser uma tabela por produto,  o sistema aplicará essa tabela apenas ao produto que está sendo adicionado no momento, sem alterar os produtos já inclusos.

Imagem 4: Cabeçalho da tela de orçamento, com os campos evidenciados e enumerados de acordo com a listagem acima.

Abas Centrais

Nessa seção explicaremos as abas centrais e suas funções, seguindo da direita para  a esquerda.

Imagem 5: Localização das abas centrais na tela de digitação de orçamento.

Produtos – F5

A aba de produtos contém todos os dados relacionados a produtos da função de orçamento. Informações como dados dos produtos orçados/vendidos, expedições, devoluções são encontradas todas nas abas menores dessa seção. Vamos começar com a primeira sub-aba:

Sub-aba de Lista de produtos

Imagem 6: Sub-aba de lista de produtos.

A aba de produtos contém os produtos do orçamento, ou seja os produtos que estão sendo orçados/vendidos. Para adicionar um produto no orçamento, faça o seguinte:

  1. Pesquisa o produto no cadastro usando uma das quatro informações de produto possíveis na tela de orçamento (Código, Referência, Código de Barras ou nome do produto) nos campos mostrados na Imagem 6  a seguir. Ou ainda, pode usar o botão de binóculo ao lado do código/referencia/código de barras, como salientado na Imagem 7 abaixo, para acessar a tela de cadastro de produtos, e selecionar o produto pela tela de orçamento:

Imagem 7: Campos de pesquisa de produtos do orçamento evidenciados em vermelho.

Imagem 8: Botão de acesso ao cadastro de produto evidenciado em azul.

  1. Após localizar o produto a incluir no orçamento/venda, vamos preencher mais algumas informações importantes, sendo a primeira delas a Data do Vencimento”, que informa até que data o valor desse produto é válido na proposta. Esse campo não é obrigatório.
  2. O próximo campo a ser preenchido é o campo “Unidade”, que é a sigla que representa a apresentação do produto. De forma geral, não há a necessidade de preencher esse campo, pois como você está usando um produto vindo do cadastro de produto, essa informação já está cadastrada lá dentro, e por isso, esse campos erá automaticamente preenchido com a informação que constar no cadastro de produto. Mas, caso você precise mudar essa unidade, pode digitar outra sigla nesse campo.
  3. Após o campo de unidade, temos o campo de “Quantidade”, que informa quantos desse produto estão sendo orçados/vendidos.
  4. O próximo campo é o campo de “Valor Unitário”, que contém o valor de venda do produto. Esse campo é preenchido de forma automática pelo valor contido dentro do cadastro do produto, mas, se você tiver permissão de usuário, você pode alterar esse campo, se necessário.
  5. Temos então o campo “Desconto”, que informa se o produto tem desconto. Atente para o fato de que esse campo aceita somente porcentagem, então o numero digitado ali será descontado do produto como porcentagem. Caso queira colocar o desconto como valor, clique na seta azul acima do campo, para abrir o campo de valor. O valor digitado será então convertido para porcentagem.
  6. Depois do campo desconto, temos o campo de alíquota de IPI. Esse campo soma valor ao produto referente o valor de IPI cobrado sobre ele. Caso seu produto não tenha IPI, ignore esse campo e passe para o próximo.
  7. Nº Pedido é o campo onde é informado o número da ordem de compra do cliente que pediu a mercadoria orçada/vendida. Esse campo é importado depois para a nota fiscal, preenchendo a informação nos tags específicos no arquivo XML e colocando essas informações como observação do item no Danf-e.
  8. Nº Item Pedido é o campo que complementa o anterior, dizendo qual o item da nota de compra preenchida anteriormente se refere ao produto orçado/vendido. Também vai para o XML e para o Danf-e, exatamente como o campo anterior.

Após preenchidas as informações básicas de produto, clique no botão “Adicionar” para adicionar o produto no orçamento. Note que, ao clicar no botão Adicionar, o produto sobre para a grade de produtos do orçamento e os campos de inclusão de produto limpam-se, prontos para receber mais um produto a ser incluso. Caso queira colocar mais produtos no orçamento, repita a operação até que todos os produtos tenham sido inclusos.

Imagem 9: Campos de inclusão de produto no orçamento.

Caso queira alterar dados de um produto já incluso, dê um duplo-clique sobre o produto. Abrirá o painel de opções de produto do orçamento. Nesse painel temos várias opções:

  1. Histórico: Esse botão exibe o histórico de venda desse produto para esse cliente, com as datas de compra, números das movimentações, valor da compra e quantidade comprada. Há um botão na inferior direita com a opção de mostrar todas as movimentações; Se ele for clicado, mostrará todas as movimentações desse produto, inclusive de outros módulos como pedidos ou notas fiscais.
  2. Alterar: Essa opção abre o painel dos dados do produto selecionado, para que possa alterar caso necessário. Mude informações como valor unitário, desconto e quantidade usando essa opção.
  3. Remover: Essa opção remove o produto da movimentação. Colocou o produto errado? Remova-o usando essa função.
  4. Retornar: Retorna à tela de orçamento.

Imagem 10: Painel de opções de produto de orçamento.

Agora que vimos o painel de produto, vamos ao próximo:

Sub-aba de expedições efetuadas

Essa sub-aba exibe as expedições efetuadas desse orçamento. Expedições são saídas de estoque do produto controladas por um módulo separado que é melhor explicado na seção de Expedição. Basicamente, você usa o módulo de expedição para controlar a saída dos produtos do estoque, podendo expedir todos juntos ou separadamente em vários momentos, de acordo com sua necessidade. caso haja alguma expedição feita com os produtos desse orçamento/venda, essa operação aparecerá nessa sub-aba, mostrando o produto expedido, quantos foram expedidos, e quando. Essa aba é muito importante para controlar o que já foi separado para entrega ou até mesmo entregue ao cliente e o que ainda está por separar ou entregar.

Imagem 11: sub-aba de Expedições Efetuadas.

Sub-aba de totais das expedições

Essa sub-aba tem sua finalidade parecida com a anterior. só que ao invés de mostrar a data da expedição e o seu número, essa tela mostra, dos produtos que estão inclusos no orçamento/venda, quanto deles já foram expedidos e o saldo a expedir. Essa tela serve para fazer o controle do que já foi expedido e o que ainda tem para expedir desse orçamento/venda específico.

Imagem 12: Sub-aba de totais das expedições.

Sub-aba de Trocas

Imagem 13: Sub-aba de trocas.

Sub-aba de Devoluções

A sub-aba de devoluções exibe todas as devoluções dessa venda, exibindo o número da devolução, os produtos devolvidos, e a quantidade devolvida, para facilitar a consulta de devoluções.

Imagem 14: Sub-aba de devoluções.

Assim se encerram as sub-abas de produto. Vamos à próxima aba, a aba de Serviços:

Serviços – F6

A aba de serviços armazena e exibe todos os serviços orçados/prestados pelo módulo de orçamento. Nessa tela, você pode adicionar, modificar, remover e consultar serviços. Vamos ver o que essa aba exibe, e suas funções:

Imagem 15: Aba de serviços do orçamento.

Incluindo serviços no orçamento

Para incluir um serviço no orçamento, primeiro precisamos digitar o código do serviço no campo código, ou então digitar sua descrição no campo descrição do serviço. Se o serviço estiver cadastrado, o sistema preencherá as informações com os dados do serviço cadastrado, tanto se digitado no campo de código ou no campo de descrição. Se o serviço não for cadastrado, não se preocupe! O Anexar permite que você adicione serviços não cadastrados apenas digitando sua descrição no campo descrição. Após digitar, tecle Enter. Aparecerá uma janela dizendo que o serviço não está cadastrado, e perguntando se deseja incluir mesmo assim. Clique em “Sim” para continuar digitando as informações do serviço mesmo sem cadastrá-lo. Essa função é útli para serviços variáveis, quando o serviço sempre tem uma descrição diferente ou específica.

Após digitado o código ou a descrição no caso do serviço cadastrado, ou somente a descrição no caso do não cadastrado, vamos ao próximo campo, que é quantidade. Na quantidade deve ser colocado quantos serviços form prestados. Normalmente esse campo é preenchido com a quantidade 1, pois o serviço geralmente é cobrado num valor único, mas esse campo torna-se necessário no caso de horas técnicas ou metragens, por exemplo.

Depois da quantidade, devemos colocar o valor unitário. Note que, se seu serviço for cadastrado, o sistema preencherá esse campo automaticamente com o valor cadastrado. Esse valor, mesmo sugerido do cadastro pode ser mudado a qualquer momento. No caso do serviço não cadastrado, esse valor deverá ser preenchido.

Vamos então ao último campo, o campo de desconto: Esse campo, assim como do produto, aceita somente porcentagem, mas você pode digitar um valor clicando na seta azul ao lado da nomenclatura desconto, que abrirá um campo de digitação de valor. Esse valor será então convertido para porcentagem.

Após preenchidos todos os campos, clique em “Adicionar” para adicionar o serviço, e o serviço será então adicionado o orçamento.

Agora que já vimos como adicionar um serviço ao orçamento, vamos ver como modificar ou remover um serviço já adicionado.

Modificando/Removendo serviços já adicionados ao orçamento

Para modificar ou remover um serviço que já foi adicionado o orçamento, deve ser feito o mesmo processo que no produto: Dar um duplo-clique sobre o serviço. Ao clicar duas vezes sobre o serviço, aparecerá o painel de opções de serviço, como mostrado na Imagem 16 a seguir:

Imagem 16: Painel de opções de serviço.

Com o painel aberto, basta selecionar a opção que deseja. Caso queira alterar, clique no Botão Alterar e aparecerá o painel de alteração de serviços, onde é possível alterar quantidade, valor unitário, e até mesmo a descrição do serviço no caso de ser avulso. Ou caso queria remover o serviço, no caso de uma inclusão incorreta, por exemplo, basta clicar no botão Remover, e o serviço será removido do orçamento/venda.

Agora que terminamos de ver a aba de serviços, vamos para a próxima aba: Financeiro/Parcelas.

Financeiro/Parcelas – F7

A aba de financeiro/Parcelas serve para armazenar as informações financeiras do orçamento, e as informações de pagamento da venda. Vamos explicar campo a campo o funcionamento dessa tela:

Imagem 17: Aba de financeiro/parcelas com os campos enumerados para explicação.

  1. Vendedor: O campo de vendedor armazena o vendedor responsável pelo orçamento/venda. Caso você use o módulo orçamento como venda, e use o módulo de cálculo de comissão pelo anexar, o vendedor contido dentro desse campo será o comissionado pela venda. Caso o vendedor não esteja cadastrado, temos o botão de binóculo ao lado do campo para cadastro fácil.
  2. Condição de Pagamento: Esse campo armazena a condição de pagamento do orçamento/venda. O anexar divide o cálculo de pagamento em duas seções, e a primeira é a condição de pagamento, que calcula os prazos de pagamento. Por exemplo: Se eu colocar uma condição 28/56, o sistema criará duas parcelas de pagamento, uma com vencimento para 28 dias, e outra para 56. As condições de pagamento podem ser cadastradas facilmente usando o botão de lupa ao lado do campo de condição de pagamento. Lembrando que esse campo não afeta o módulo de financeiro de nenhuma forma, apenas exibe a condição usada pelo cliente em relatórios de orçamento e sugere a condição na geração de parcelas que veremos a seguir, agilizando o processo.
  3. Forma de Pagamento: Esse campo armazena a forma de pagamento do orçamento/venda. O Anexar divide o cálculo de pagamento em duas seções, e a segunda é a forma de pagamento, que define a forma do pagamento da parcela. Por exemplo: Usando o mesmo exemplo anterior, temos duas parcelas, uma para 28 dias e outra para 56, mas ainda não sabemos como o cliente pagará nesses prazos. A forma de pagamento se encarrega disso dizendo que serão feitos dois boletos bancários, por exemplo. O Anexar então, sabendo que a forma de pagamento boleto foi selecionada, criará boletos bancarios de acordo com os dados de cada um dos pagamentos, e da configuração de boletos colocada dentro do cadastro da forma de pagamento. Ou ainda, no caso de um pagamento a vista, se a forma de pagamento for dinheiro, o sistema já sabe que o valor referente a essa parcela deve entrar no caixa diário como receita. O sistema divide as parcelas de forma que cada parcela tenha sua forma de pagamento, possibilitando geração de múltiplas formas de pagamento, como por exemplo: Entrada mais duas parcelas em 30 e 60 dias: Ao selecionar essa condição de pagamento, o sistema gerará três parcelas: uma para hoje, uma para 30 dias e uma para 60. Você pode dizer que a entrada foi paga em dinheiro, e as outras duas foram em cartão de crédito, por exemplo. Isso tudo é feito dentro da seção de geração de parcelas que explicaremos a seguir, mas como dissemos anteriormente, a opção colocada dentro desse campo é sugerida dentro da geração de parcelas, acelerando o processo. Lembrando que esse campo, assim como o campo de condição de pagamento, é apenas informativo, não afetando diretamente o módulo financeiro.
  4. Gerar: Esse botão é encarregado de gerar as parcelas do orçamento, que são as informações que serão lançadas dentro do módulo financeiro de contas a receber. Vamos explicar como funciona a geração de parcelas tela a tela:

Imagem 18: Primeira tela da geração de parcelas: Seleção de condição de pagamento.

Ao clicar no botão gerar, aparecerá a janela de geração de parcelas, começando pela seleção de condição de pagamento. Tudo o que você precisa fazer nessa tela é selecionar a condição de pagamento usada na venda na lista de condições. Acima, na seção de condição de pagamento, dissemos que o que for selecionado nesse campo seria sugerido na geração de parcelas, certo? Se já tiver sido preenchida a condição de pagamento no campo de condição da aba de financeiro/parcelas, nessa seção já estará selecionada a condição de pagamento selecionada. Tudo o que você tem a fazer é clicar em “Avançar”, na parte inferior direita da tela. Ao avançar, aparecerá a próxima tela: A seleção de Forma de pagamento.

Imagem 19: Segunda tela da geração de Parcelas: Seleção de formas de pagamento.

Na tela de seleção de forma de pagamento, aparecerá a lista de formas de pagamento disponíveis para seleção de como foi o pagamento. Note que somente uma pode ser selecionada: As outras, no caso de parcelamento com formas diferentes, poderão ser selecionadas na próxima tela. Por ora, selecione a forma de pagamento da primeira parcela. Note que, como dito antes, se foi selecionada uma forma de pagamento anteriormente no campo de forma de pagamento da aba de financeiro/parcelas, a forma de pagamento aqui  já estará automaticamente selecionada, bastando apenas clicar no botão “Avançar” para avançar de tela. Ao avançar aparecerá a última tela: A confirmação de dados das parcelas.

Imagem 20: Última tela de geração de parcelas: Confirmação de dados de parcelas.

Na tela de confirmação de dados das parcelas, o sistema efetuará o cálculo das parcelas, de acordo com as condições e formas de pagamento selecionadas. O sistema dividirá os pagamentos em parcelas usando a condição de pagamento, e colocará na tela o valor da parcela, a data de vencimento e a forma de pagamento. Por exemplo: Você selecionou uma forma de pagamento 7/14/21. O sistema entenderá que devem ser criadas três parcelas: uma para 7 dias, uma para 14 dias e ma para 21 dias. Ele também dividirá o valor em 3, e mostrando nessa tela a data de vencimento da primeira parcela (7 dias), o valor da primeira parcela, e a forma de pagamento selecionada anteriormente. Todas essas informações podem ser mudadas nessa tela, nos respectivos campos. Quanto terminar de checar a parcela, para avançar, clique no botão “Aplicar” abaixo e a direita dos dados da parcela, e o sistema confirmará a primeira parcela e avançará para a segunda, onde você poderá fazer as mesma alterações. Continue avançando até a última parcela, e ao aplicar na última parcela, o sistema perguntará se deseja salvar as parcelas. Se você clicar em sim, o sistema colocará as parcelas na tela de financeiro/parcelas, significando que ao confirmar o orçamento/venda, essas parcelas irão ser inclusas na tela de financeiro com esses valores e essas datas de vencimento.

Imagem 21: Tela de financeiro/parcelas, com as parcelas já geradas.

Agora que já vimos tudo sobre a aba de financeiro/parcelas, vamos para a próxima aba, a aba de Dados adicionais/Observações.

Dados Adicionais/Observações – F8

Imagem 22: Tela de dados adicionais/observações.

A aba de dados adicionais e observações armazena todos os dados adicionais do orçamento como observações gerais e industriais, dados para proposta, especificações, etc. Vamos ver agora o que cada sub-aba armazena em detalhe:

Observações Industriais

A sub-aba de observações industriais do orçamento armazena os detalhes industriais do produto, como tamanho, diâmetro, etc. É um campo para livre digitação com alto limite de caracteres.

Especificações

A sub-aba de especificações tem a mesma ideia do campo de observação, só que com limite de caracteres dez vezes maior. Esse campo normalmente é usado para colocar clausulas de contratação de serviço, ou especificidades do orçamento que demandam mais espaço para digitação.

Arquivos

Essa sub-aba armazena o caminho de arquivos vinculados ao orçamento, como desenhos técnicos, fotos de algum produto, PDF escaneados de contratos, etc. Caso você precise vincular algum arquivo ao orçamento, essa é a aba que você usará. Só é preciso ressaltar que o anexar não armazena o arquivo em si dentro de seu banco de dados, e sim somente a localização, o caminho onde ele está. Isso quer dizer que se o arquivo for movido, renomeado ou excluído, o sistema não conseguirá mais ler o arquivo.

Dados indústria

Essa sub-aba armazena o tipo de estofamento e o tipo de estrutura usada no orçamento. Esses campos são feitos para estofadoras, para facilitar a identificação dos orçamentos.

Dados proposta

Essa sub-aba armazena os dados da proposta comercial, como data de validade da proposta, Data de aprovação do orçamento, Contato(Aos cuidados de que vai a proposta), Entrega(Prazo de Entrega) e Proposta(Especificação da Proposta, no caso de ela ter tipificação ou classificação).

Terminada a explicação sobre a aba de dados adicionais, vamos a aba de Dados de Entrega.

Dados de Entrega

Imagem 23: Tela de dados de entrega, com campos enumerados para melhor compreensão.

A aba de dados de entrega armazena os dados de entrega do orçamento/venda. Esses dados são:

  1. Transportadora: A transportadora responsável por entregar a mercadoria. Ela deve ser cadastrada antes de ser usada no orçamento/venda. Você pode cadastrá-la usando a lupa ao lado do nome da transportadora para isso.
  2. Frete: O campo de frete diz quem é o responsável pelo frete. Tenha cuidado com esse campo, pois se colocado incorretamente o cliente pode recusar-se a pagar o frete, pois no documento diz que o frete é por conta do emitente.
  3. Campos de endereço e cidade: Os campos de endereços servem para indicar que a mercadoria orçada/vendida deve ser entregue em outro endereço que não o padrão do cliente. Esses campos são muito usados para casos de compra de matriz para filial, ou para compras de arquitetos para obras, onde as mercadorias compradas devem ser entregues em outro endereço que não o da empresa de arquitetura, pois eles deve ser entregues na obra que está sendo feita por eles.
  4. Data de entrega: Esse campo armazena a data que está prevista a entrega para o cliente da mercadoria orçada/vendida. Caso não tenha ainda uma data definida, pode ser usado o próximo campo.
  5. Prazo de Entrega: Armazena o prazo de entrega da mercadoria em texto. Ex: 7 Dias, 10 Dias, 15 Dias, etc. Esse campo é impresso no relatório de proposta comercial.

Assim finalizamos a aba de Dados de entrega, e consequentemente, as abas centrais. Vamos ver agora as Informações contidas no rodapé da tela de orçamento:

Rodapé (Parte Inferior)

No rodapé da tela de orçamento armazenamos as observações do orçamento/venda, bem como os totais da operação. Vamos ver campo a campo o que essa seção exibe e/ou armazena:

Imagem 24: Rodapé da tela de orçamento, com os campos enumerados para melhor compreensão.

  1. Observação: O campo de observação serve para armazenar informações sobre o orçamento, como algumas especificações sobre o produto, sobre a entrega, ou alguma anotação sobre a venda em si, como clausulas de venda/contratação. Esse campo contém um número médio de caracteres; Caso precise de um número grande de caracteres, refira-se à seção anterior, ao campo de especificações.
  2. Valor Frete: Esse campo armazena o valor cobrado pelo transporte da mercadoria. Cuide para que, se for cobrado frete do cliente, o campo de tipo de frete na seção da entrega deve estar na posição de frete por conta do destinatário (FOB).
  3. Acréscimo: Caso necessário acrescer ao orçamento/venda algum valor por algum motivo, é só colocar o valor nesse campo.
  4. Peso Bruto: O peso bruto total das mercadorias inclusas no orçamento/venda. Campo muito útil no caso de vendas que precisam ser transportadas, pois é uma maneira fácil de obter o peso total da venda para transporte.
  5. Peso Líquido: O peso líquido das mercadorias inclusas no orçamento/venda. Junto ao peso bruto, exibe o peso total das mercadorias para transporte. Só lembramos que, para que esses dois campos sejam preenchidos, os campos de peso bruto e líquido dentro do cadastro do produto devem estar preenchidos.
  6. Metro Cúbico: O campo de metro cúbico informa o tamanho total em metros cúbicos das mercadorias vendidas, muito útil, para mercadorias que deverão ser transportadas por correio, onde há cobrança por tamanho de embalagem.
  7. Desconto Extra (R$): O campo de desconto extra serve para dar desconto sobre o orçamento/venda toda, abatendo o valor da venda inteira, contrário do desconto em produto,  que abate o valor total somente de um produto.
  8. Valor Bruto: O campo de valor bruto armazena o valor total de produtos/serviços dentro do orçamento/venda, antes da aplicação de desconto.
  9. Desc. Produto: O campo de desconto de produto armazena o valor somado de todos os descontos aplicados sobre produtos.
  10. Total de IPI: O campo de total de IPI armazena o valor total de IPI aplicado sobre os produtos do orçamento/venda, que serão somados ao total geral.
  11. Bruto – Dsc. P + IPI: Esse campo armazena o valor total da venda antes da aplicação do desconto geral, somando o valor total de produtos/serviços, menos o desconto aplicado diretamente em produtos, mais o valor total de IPI.
  12. Valor Líquido: O campo de valor líquido exibe o valor 11, que é o valor acrescido do IPI e descontado pelo desconto de produto, menos o desconto extra. Esse é valor total do orçamento/venda.

Esses foram os dados contidos no rodapé da tela de orçamento do Anexar. Vamos ver agora como funciona o processo de finalização e confirmação do orçamento:

Salvando e Confirmando um orçamento/venda

O orçamento, após ter sido digitado corretamente, pode ser salvo usando o botão “Salvar”, localizado na inferior direita da tela, como mostrado na Imagem 25 a seguir:

Imagem 25: Botão salvar do orçamento, localizado no rodapé da tela.

Após digitar a senha, o orçamento/venda será salvo, e estará pronto para ser impresso, enviado por e-mail, transformado em pedido ou em notas fiscais, tanto NF-e formato 55 quanto NFC-e formato 65. Abordaremos como gerar esses documentos a partir do orçamento em outros posts.

Após salvar o orçamento, o orçamento ficará salvo na tela de pesquisa de orçamentos, em um estado Não Confirmado. Esse estado permite que ele seja alterado em sua totalidade, seja trocando valores de item, removendo item, trocando pagamentos, vendedores, clientes, ou qualquer outra coisa que precisar ser alterada pode ser alterada enquanto ele estiver nesse estado. Por outro lado, se for uma venda, o estado desconfirmado não gera nenhuma entrada de pagamento no módulo financeiro nem abate do estoque as mercadorias vendidas. Para que essas operações sejam feitas, o orçamento precisa ser Confirmado. Para confirmar o orçamento, primeiramente selecione o orçamento clicando uma vez sobre ele. Agora, clique no botão localizado na inferior esquerda da tela, Confirmar Orçamento, como mostrado na Imagem 26 a seguir:

Imagem 26: Localização do botão de confirmar orçamento, na tela de pesquisa de orçamentos.

Ao clicar, Aparecerá o Painel de Confirmação de Movimentação, que mostrará todos os pagamentos contidos na venda e todos os produtos, com suas quantidades, que serão retirados do estoque. Esses dados só aparecerão, entretanto, se a configuração correta for feita na configuração de Padrão de Contas e Estoque, que também será abordado em um post futuro. Caso esteja configurado de forma errada, baixando estoque quando não deveria, ou não gerando entrada de financeiro mesmo contendo parcelas, entre em contato com nosso suporte.

Imagem 27: Painel de confirmação de movimentação, com a parte superior dedicada ao financeiro gerado pela movimentação, e a parte inferior dedicada a movimentação de estoque.

A parte superior do painel de confirmação é dedicado aos dados financeiros que serão gerados pela venda. Essa tela exibe a forma de pagamento, a data de vencimento, e o valor de cada uma das parcelas contidas.

Já a parte inferior, exibe os produtos contidos na venda, e a quantidade que será deduzida do estoque de cada item mediante a confirmação.

Caso as informações de financeiro e estoque estejam corretas, clique em “Confirmar” na inferior direita da tela, e coloque a sua senha. O orçamento será, então, confirmado.

Após confirmar o orçamento, ele não pode mais ser alterado, a não ser que ele seja desconfirmado. A desconfirmação reverterá as quantidades de estoque e removerá o recebimento do financeiro.

Assim finalizamos o post de como digitar o orçamento, explicando todos os campos e sua funções. Lembrando que esse post cobre somente as funções de cada campo, bem como funções básicas de orçamento. Funções mais avançadas serão tratadas nos próximos posts.

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