Como digitar uma nova Nota de Entrada no Anexar via XML/Chave de acesso

Mostraremos nesse post como lançar uma nota de entrada no Anexar, que é uma nota de compra de material enviada pelo fornecedor. O módulo de Nota de entrada é o módulo responsável pela entrada de mercadoria ou insumo (Matéria-prima) em seu estoque, e também é responsável por lançar no contas a pagar as despesas com compra de material, de acordo com a cobrança informada nas notas. Para lançarmos a nota fiscal no Anexar, faremos o seguinte:

Passo 1: Abra a aba “Movimentação”, e selecione a opção “Nota de Entrada”, conforme a Imagem 1 a seguir:

Imagem 1: Localização da opção de nota de entrada no Anexar.

Passo 2: Na tela de nota de entrada que se abre, clique no botão “Novo”, localizado na inferior esquerda da tela, como na Imagem 2 a seguir:

Imagem 2: Botão Novo na tela de notas de entrada.

Passo 3: Abrirá então a tela de digitação de notas de entrada. Essa tela tem três formas de preenchimento: Pela chave de acesso, Pelo arquivo XML, e Preenchimento manual. Vamos explicar nesse artigo como fazer a digitação da nota usando o arquivo XML  ou por chave de acesso:

Lançamento via arquivo XML

O lançamento via arquivo XML é o mais fácil e rápido que temos hoje no Anexar. O arquivo XML da nota de entrada pode ser obtido de duas formas: Baixando-o pelo site da receita federal (Requer certificado digital), ou obtendo-o pelo e-mail do fornecedor, pois de maneira geral os fornecedores, ao emitirem uma nota fiscal, enviam um e-mail ao destinatário da nota com o arquivo XML e o PDF da nota fiscal. Daremos seguimento nos passos anteriores seguindo esse método:

Passo 3.1: Clique no botão Carregar NF-e pelo XML, como mostrado na Imagem 3:

Imagem 3: Tela de preenchimento da nota de entrada, com o botão de carregamento pelo XML assinalado.

Passo 3.2: Abrirá então a tela do explorador de arquivos do Windows, perguntando onde está o arquivo XML. Localize o arquivo, e clique no botão “Abrir” localizado na inferior esquerda da tela, como mostrado na Imagem 4:

Imagem 4: Tela do explorador de arquivos. Localize o arquivo XML da nota, e abra-o.

Reiniciaremos o manual no passo 3, pois mostraremos agora como fazer o lançamento via chave de acesso; Pule para o passo 4 mais abaixo para continuar o lançamento via arquivo XML.

Lançamento via Chave de Acesso

O lançamento via chave de acesso atualmente é a forma alternativa de obtenção dos dados da nota fiscal. Essa opção é considerada alternativa pois o lançamento por XML é mais rápido. Mas se você não tiver o arquivo XML, é uma boa alternativa usar a chave de acesso para lançar a nota. O lançamento via chave de acesso funciona da seguinte forma:

Passo 3.3: Clique no botão Carregar NF-e pela Chave, como mostrado na Imagem 9:

Imagem 5: Tela de digitação de nota de entrada, com a opção de lançamento por chave em destaque.

Passo 3.4: Abrirá então o painel de digitação da chave de acesso; Digite nesse campo a chave de acesso da nota, ou se tiver um leitor de código de barras, use-o para preencher o campo.

Imagem 6: Painel de digitação da chave de acesso.

Passo 3.5: Após digitar ou ler o código de barras com a leitora, e clicar em confirmar, o sistema exibirá o painel de download de notas fiscais do portal DF-e. Clique em pesquisar para que o sistema pesquise no portal a chave de acesso pesquisada. Lembramos que a pesquisa pode demorar bastante, e a nota pode ainda não estar liberada para download, pois ela deve ter vinculada a confirmação da operação e a ciência da operação, operações que o Anexar faz de forma automática ao tentar baixar a nota e não conseguir por falta dessas informações. Então, caso o sistema diga que a nota não está disponível para download, espere alguns minutos e tente novamente. Caso o sistema ainda diga que não está liberada a nota, repita a operação. Após alguns minutos, a nota fiscal estará então liberada, e aparecerá o painel de vínculo dos produtos.

Imagem 7: Painel de pesquisa de notas do portal DF-e.

Passo 4: Ao abrir o XML, o sistema irá ler as informações e exibir o painel de confirmação de produtos/matérias-primas. Esse painel tem por objetivo saber quais produtos do programa são os produtos que estão chegando. Para informar qual produto é qual ao programa, você tem duas opções:

Se o produto/Matéria-Prima não está cadastrado no Anexar:

Clique duas vezes no produto/matéria-prima, e selecione a Opção “Cadastrar Produto” se for um produto, e “Cadastrar Matéria-prima” se for matéria-prima. A Imagem 5 mostra certinho quais são esses botões.

Imagem 8: Painel de vínculo de Nota de Entrada, com as opções de cadastro de Produto/Matéria-Prima destacada.

Abrirá então a tela de cadastro de produto ou de matéria-prima, para que você possa fazer o cadastramento dele no programa.

Se o produto/matéria-prima já estiver cadastrada no Anexar:

Clique duas vezes no produto/matéria-prima, e selecione a opção “Localizar Produto”, se for um produto, e “Localizar Matéria-Prima”, se for matéria-prima.  Abrirá então a tela de produtos/matérias-primas. Nessa tela, localize e selecione o produto/matéria-prima que está chegando, e clique duas vezes sobre ele. Será então feito o vínculo do que está chegando na nota com o cadastrado no sistema.

Imagem 9: Painel de vínculo de nota de entrada, com as opções de localizar produto/matéria-prima destacadas.

Se os produtos da nota não devem ser lançados no cadastro (Notas com produtos de uso e consumo interno)

No caso de a nota fiscal ter produtos que não devem constar no cadastro, ou seja, produtos que não serão vendidos nem usados como insumo, você pode usar a função de adição de produto avulso para dar entrada na nota sem cadastrar os produtos. Para fazer isso, clique duas vezes no produto, e selecione a opção “Inserir Produto Avulso”.

Imagem 10: Painel de vínculo de nota de entrada, com as opções de produto/matéria-prima avulsa destacada.

Ou ainda, se todos os produtos da nota forem avulsos, você pode usar os botões da inferior direita da tela “Inserir Todos os produtos como avulsos”

Passo 5: Note que, ao estabelecer o vínculo (tanto cadastrando quanto localizando) o ícone à esquerda dos produtos na lista de produtos da nota fiscal troca de vermelho pra verde. Isso significa que esse produto está vinculado, e pronto para receber a quantidade estabelecida na nota fiscal no estoque. Seu objetivo nesse passo é deixar todos os produtos com esse ícone verde, usando as funções mostradas anteriormente. Assim que todos os produtos estiverem verdes, clique no botão “Confirmar” para prosseguir.

Imagem 11: Painel de vínculo de produtos, com todos os produtos verdes, e o botão confirmar destacado.

Passo 6: O sistema retornará à tela de digitação da nota de entrada, só que dessa vez com todos os dados preenchidos.

Para que possamos salvar a nota de entrada e lançar as informações no Anexar, primeiro deveremos checar 3 Informações: os dados dos produtos, a cobrança, e os totais. Comecemos pelos dados de produtos:

Imagem 12: Tela de digitação da nota de entrada, já preenchida após o vínculo.

Passo 7: Na checagem de produto, devemos observar as quantidades e os valores dos produtos, para termos certeza que o documento XML veio com os dados corretos. Após a checagem, vamos para a próxima, a checagem de cobrança:

Imagem 13: Tela de produtos da nota de entrada, com os campos de quantidade e valor destacados.

Passo 8: Após a checagem de produto, clique na aba parcelas – F8, e abra a aba de parcelas. Na aba de parcelas, cheque se existem parcelas. A aba de parcelas conterá parcelas se o XML da nota fiscal contiver os pagamentos nas tags de cobrança. Se não tiver, não será preenchido, então você precisará clicar no botão “Adicionar” para adicionar a cobrança. A cobrança é importante pois ela gera contas a pagar de compra de mercadoria automaticamente, diminuindo o trabalho de controle de despesas. Após a confirmação da cobrança, vamos para a checagem de totais:

Imagem 14: Aba de parcelas com as parcelas já preenchidas, e com o botão adicionar destacado.

Passo 9: Após a checagem da cobrança, vamos à ultima checagem, a de totais. Clique na aba “Impostos/Totais – F9”, e vamos checar os valores, se estão OK. Confira esses valores com os valores do DANFe, e se estiverem OK, salve a nota fiscal, pois ela está pronta.

Imagem 15: Aba de totais da nota de entrada., com o botão salvar em destaque.

Passo 10: Após salvar a nota de entrada, ela ficará na lista de notas com o ícone vermelho ao lado da nota, significando que ela não está confirmada ainda, ou seja, que não foi ainda lançada a entrada desses produtos no estoque, nem lançado no finenceiro as cobranças. A nota de entrada deve ficar dessa forma até o momento do recebimento e conferência da mercadoria. Após o recebimento e conferência, você deve confirmar a nota selecionando-a com um clique sobre ela, e depois clicando no botão “Confirmar Nota de Entrada”, localizado na inferior esquerda da tela de notas de entrada. Ao clicar nesse botão, aparecerá o painel de geração de financeiro/estoque, que serve pra informar quais contas a pagar serão geradas, e quais produtos serão lançados no estoque, com quais quantidades. Caso esteja tudo OK, clique no botão “Confirmar” na inferior direita da tela, e a nota estará confirmada, ficando assim lançada a nota de entrada no Anexar.

Caso após a confirmação apareça o painel de novos valores de custo/compra/venda

No caso de, após a confirmação da nota de entrada aparecer o painel de novos valores de custo/compra/venda, significa que os valores dos produtos que estão chegando agora nessa nota estão diferentes dos valores que constam no cadastro dos produtos, então o programa lhe pergunta o que fazer. Nesse painel, estarão listados todos os itens que tiveram essa divergência, com seis colunas:

  1. Valor de compra antigo: Valor unitário do produto que consta no cadastro de produto.
  2. Valor de compra novo: Valor unitário de compra do produto que está vindo na nota lançada, ou seja, novo valor.
  3. Valor de custo antigo: Valor de custo cadastrado no cadastro de produto. Lembrando que a diferença entre o valor de compra e o valor de custo é que o valor de compra é o valor sem impostos, e o valor de custo é o valor com impostos.
  4. Valor de custo novo: Valor de custo que está vindo na nota recém lançada.
  5. Valor de venda antigo: Valor de venda cadastrado no produto.
  6. Valor de venda novo: Valor de venda sugerido após o cálculo dos novos valores de custo/compra vindos na nota lançada.

Imagem 16: Painel de novos valores de custo/compra/venda, com as colunas dos novos valores em destaque.

Compare os valores, e decida se quer manter as atualizações ou não. Se não quiser manter as atualizações, ou seja, se não quer que seu custo seja alterado, clique no botão “Desmarcar todos”, para que nenhum produto seja alterado. Caso você queira selecionar produtos específicos para manter como está, ou seja, não ser alterados, você pode clicar duas vezes no produto, e selecionar o que acontece com ele de forma individual. Na inferior esquerda da tela há o botão de “Não fazer alterações”, que não alterará o valor desse produto. Também temos o botão de “Alterar valor de venda”