Como cadastrar uma nova ordem de serviço de auto-center no Anexar

Nesse artigo, mostraremos como funciona a tela de ordem de serviço de auto center no Anexar, que nos permite criar ordens de serviço para controlar a execução de manutenções variadas em veículos.

Para abrirmos uma nova ordem de serviço, precisamos primeiramente, na tela principal do anexar, abrir a aba “Auto-center”, e selecionar a opção “Ordem de Serviço”, como mostrado na Imagem 1 a seguir:

Imagem 1: Localização da opção de ordem de serviço auto-center na aba de auto-center.

Ou então podemos clicar no ícone de atalho das ordens de serviço auto-center, como mostrado na Imagem 2 a seguir:

Imagem 2: Ícone do atalho da tela de ordens de serviço auto-center

Após clicar na opção de auto-center por qualquer um dos meios, o programa abrirá a tela de controle de ordens de serviço. Nessa tela, podemos pesquisar ordens de serviço para visualizar os dados de uma ordem específica, ou obter uma lista de ordens de serviço de um determinado intervalo de datas para formar os mois variados relatórios, como listagens de faturamento. Como o foco desse artigo é a criação de novas ordens de serviço, vamos clicar no botão “Novo” localizado na inferior esquerda da tela, como mostrado na Imagem 3 a seguir:

Imagem 3: Localização do botão “Novo” dentro da tela de ordens de serviço.

Após clicar no botão novo, abrirá a tela de cadastro de nova ordem de serviço. Para maior facilidade de entendimento, dividiremos essa tela em duas partes: Cabeçalho e Rodapé. O cabeçalho tem duas variações: Dados de veículo e dados de cronotacógrafo. Começaremos com os dados de veículo, mostrado na Imagem 4 a seguir:

Cabeçalho

Dados de Veículo

Imagem 4: Painel de dados do veículo e cabeçalho da ordem de serviço.

No painel de veículos, temos os seguintes campos:

  1. Placa: Esse campo armazena a placa do veículo. Esse campo é um dos campos mais importantes da tela, pois ele é um campo único usado pra identificar o veículo e o cliente nas ordens de serviço. Caso o sistema já tenha alguma ordem de serviço feita pra placa digitada, o sistema preencherá todos os demais campos desse painel automaticamente com os dados da última ordem de serviço desse veículo.
  2. Ano: Esse campo armazena o ano de fabricação e o ano do modelo do veículo. Esse campo é bem importante para a obtenção de peças para o veículo.
  3. KM: A quilometragem do carro no momento da chegada à oficina. Esse campo não é obrigatório, mas seu preenchimento pode ser de grande importância para evitar mal-entendidos com o dono do veículo.
  4. Marca: A marca do veículo que está dando entrada na oficina. De forma geral,  Anexar já tem todas as marcas de veículos cadastrada de acordo com a FIPE, mas caso a marca do carro a dar entrada não exista, você pode clicar no botão de binóculo ao lado do campo para cadastrar a nova marca.
  5. Modelo: O modelo do veículo que esta dando entrada na oficina. O Anexar, por padrão, também tem todos os modelos de carros cadastrados, mas esse campo também oferece o binóculo para cadastramento caso falte algum modelo usando o binóculo ao lado do campo.
  6. Cor: A cor de veículo a ser feito o serviço.
  7. Combustível: Armazena o combustível que move o automóvel. Importante também para obtenção de peças.
  8. Chassi: Número do chassi do veículo.
  9. Renavan: Número do Renavan do veículo.
  10. Nível Combustível: Nível de combustível do veículo ao chegar na oficina.
  11. Marca e nº dos pneus: Esse campo armazena a marca e o Nº dos pneus ao chegar na oficina. Esse campo pode ser importante para oficinas especializadas em suspensa, balanceamento e geometria.
  12. Prisma: Algumas oficinas identificam os carros com um Prisma, uma placa de identificação enumerada e imantada que é colocada no teto do carro para facilitar a identificação dos veículos e das ordens de serviço.
  13. Motor: Motorização do veículo. Também muito importante para obter peças.
  14. Frota: Caso o veículo faça parte de uma frota, o número da frota do veículo.
  15. Situação: O campo situação é um campo cadastrável que contém a situação atual do veículo. Para cadastrar uma situação, escreva o nome da situação no campo, e ela será armazenada.
  16. Defeito Reclamado: O defeito do veículo ao chegar na oficina.
  17. Data da O.S.: A data da ordem de serviço.
  18. Tipo de O.S.: O tipo da ordem de serviço. Podem ser cadastrados vários tipos conforme sua necessidade, usando o botão de binóculo ao lado do campo do tipo de ordem de serviço.

Dados de CronoTacógrafo

Imagem 5: Aba de dados do cronotacógrafo.

No painel de cronotacógrafos, temos os seguintes campos:

  1. Marca: A marca do cronotacógrafo do veículo. Esse campo tem uma lista de marcas utilizadas anteriormente. Você pode selecionar uma da lista, ou simplesmente digitar o nome da nova marca, e ele se lembrará.
  2. Modelo: O modelo do cronotacógrafo do veículo. Esse campo também tem uma lista de modelos utilizados em ordens anteriores. Caso o modelo desejado não esteja na lista, digite no campo o modelo novo, que ele se lembrará.
  3. Portaria: Os dados da portaria do cronotacógrafo do veículo.
  4. Nº Série: O número de série do cronotacógrafo.
  5. Data de fabricação: Quando foi fabricado o cronotacógrafo.
  6. Tipo de TAC: O tipo de tacógrafo do veículo. O tipo é formado por três informações diferentes, que assim como o campo da marca e do modelo, tem memória das ordens de serviço anteriores. Você pode selecionar a informação desejada na lista, e caso ela não conste na lista, você pode digitá-la diretamente no campo, que nas próximas ordens de serviço ele se lembrará.
  7. W: O coeficiente W do cronotacógrafo.
  8. K. Anterior: A kilometragem anterior à aferição do cronotacógrafo.
  9. K. Aferido: A kilometragem posterior à aferição do cronotacógrafo.
  10. Lacres: Os dados dos lacres usados no cronotacógrafo.
  11. Selos: Os dados dos selos usados no cronotacógrafo.
  12. Código do produto: O código do cronotacógrafo instalado no veículo, caso tenha instalação/troca de cronotacógrafo.
  13. Data do certificado: A data do certificado do cronotacógrafo.

Explicado então o cabeçalho, vamos ver as abas centrais.

Abas Centrais

As abas centrais são onde ficam as informações de peças, serviços, cobranças, observações dos produtos, e etc, que são:

Dados do cliente – F5

Imagem 6: Aba de dados do cliente.

Essa aba contém os dados do cliente solicitante da ordem de serviço. Os campos a serem preenchidos nessa tela são:

  1. Dados de Cliente: Essa seção contém os dados do cliente. Para inserir um cliente, digite seu nome no campo nome, ou se souber seu código do cliente do Anexar, de cabeça, digite seu código no campo código. Caso o cliente ainda não esteja cadastrado, você pode clicar no binóculo ao lado do campo de código do cliente para cadastrar um cliente novo.
  2. Solicitante: Pessoa responsável por solicitar a Ordem de Serviço. Esse campos é bem importante caso o cliente seja uma empresa, pois assim você pode colocar quem foi que pediu o conserto.
  3. Tabela: Esse campo só aparece se você tiver tabelas de preço liberada em seu programa. Esse seletor diz qual tabela de preço será aplicado nos produtos aplicados (peças) da O.S.
  4. Código/Nome Indicação: Esse campo contém o responsável pela indicação do serviço. Esse campo serve, por exemplo, para saber qual seguradora mandou o carro fazer o serviço, para controle de comissionamento.
  5. Código O.S. do cliente: As vezes o cliente jurídico abre uma pré-ordem de serviço, ou uma ordem de manutenção interna. Você pode colocar o numero da ordem do cliente para controlar qual carro pertence a qual ordem.
  6. Atendente/Atendente 2: Quem foram os atendentes que atenderam o cliente ao chegar com o veículo.

Produtos – F6

Imagem 7: Aba de produtos aplicados na Ordem de Serviço.

Essa aba contém os produtos(peças) aplicadas na Ordem de Serviço. Para incluir um produto na Ordem de serviço, digite o seu código se você souber de cabeça no campo “Código”, e o sistema preencherá os próximos campos com os dados do produto, ou então, se você não souber o código do produto, digite seu nome no campo “Nome do Produto”. O sistema pesquisará todos os produtos que contiverem o nome digitado, e os listará. Na lista, selecione o produto utilizado, e clique duas vezes sobre ele. Os dados serão então colocados nos próximos campos, que são:

  1. Unidade: Unidade comercial do produto.
  2. Data de Garantia: Até quando esse produto tem garantia.
  3. Quantidade: Quantos desse produto estão sendo usados na ordem de serviço.
  4. Valor Unitário: O valor cobrado do cliente de cada um desses produtos.
  5. Desc(%): Porcentagem de desconto. Caso você queira colocar valor de desconto, há uma seta azul ao lado da nomenclatura do desconto. Ao clicar nessa seta, o programa abrirá um campo de valor de desconto. Digite o valor descontado nesse campo, e o programa converterá automaticamente esse valor para porcentagem.
  6. Funcionário: O funcionário responsável pela instalação desse produto/peça no veículo.

Ao terminar de colocar os dados da peça, clique em “Adicionar”, a direita do campo funcionário, e o programa incluirá essa peça na ordem de serviço. Repita a operação para todas as outras peças da ordem de serviço.

Serviços – F7

Imagem 8: Aba de serviços da Ordem de Serviço.

A aba de serviços controla os serviços feitos no veículo. Existem duas formas de inclusão de um serviço na ordem: INclusão de serviço cadastrado ou Inclusão de serviço avulso. O serviço avulso é o mais usado, pois ele não necessita de cadastramento prévio – tudo o que você tem que fazer é digitar no campo de descrição do serviço na nota a descrição do que foi feito, e apertar o botão “Enter”. Aparecerá uma janela dizendo que o serviço não está cadastrado, e perguntará se deseja continuar. Clique em “Sim”, e ele continuará a inclusão do serviço na O.S. normalmente. Caso queira usar o serviço a partir do cadastro de serviços, faça que nem um produto: Digite o nome do serviço ou o código dele se souber de de cabeça, e ele incluirá, exatamente como na tela de produto. Quando tiver colocado a quantidade, o valor unitário e o funcionário responsável pelo serviço, clique no botão “Adicionar”, e o serviço será adicionado.

Parcelas – F8

Imagem 9: Aba de parcelas, o setor de cobrança da ordem de serviço.

A aba de parcelas tem por finalidade armazenar como foi o pagamento da ordem de serviço. Para usar a tela de parcelas para lançar as parcelas, faça o seguinte:

  1. Clique no botão “Gerar Parcelas”;
  2. Na primeira tela que aparece, Selecione a condição de pagamento. Após escolher, clique em “Próximo”;
  3. Na próxima tela, selecione a forma de pagamento, e depois clique em “Próximo” novamente;
  4. Aparecerão as parcelas, de acordo com a forma escolhida. O sistema permite que, nessa tela, sejam feitas alterações individuais em cada parcela. O sistema lista as parcelas na parte superior dessa tela, e exibe os dados dela no centro: “Valor Parcela“, “Data VCTO” e “Forma Pagamento”. Você é livre para alterar qualquer um desses dados à vontade. Assim que os dados da primeira parcela estiverem corretos, clique em “Próximo”. O programa irá pular para a próxima parcela, e exibir os mesmos três dados dela, para que você possa alterar. Repita a operação sucessivamente até chegar na última parcela. Na última, ao clicar em aplicar, o programa perguntará se deseja finalizar a inclusão das parcelas. Ao clicar em sim, o programa incluirá na tela a cobrança, de acordo com o selecionado.

Imagem 10: Aba de parcelas com as parcelas já prontas.

Itens de despesa

Imagem 11: Aba de itens de despesa, o setor de controle de despesas da Ordem de Serviço.

Essa aba tem por finalidade armazenar as despesas da O.S., como serviços terceirizados, ou quaisquer custos a mais d Ordem de Serviço.

Para cadastrar um item de despesa, Faça o seguinte:

  1. Na aba de despesas, clique no botão “Adicionar”;
  2. No campo “Descrição”, coloque a descrição da despesa, ou seja  do que se trata;
  3. No campo “Beneficiário”, coloque para quem foi a despesa;
  4. No campo “Conta regente”, coloque a Conta Regente referente à despesa;
  5. No campo “Conta Subordinada”, coloque a conta subordinada referente à despesa;
  6. No campo “Histórico Padrão”, coloque o histórico padrão referente à despesa;
  7. No campo “Quantidade”, coloque quantos itens, no caso de serem mais de um, foram adquiridos; No caso de ser uma mão-de-obra, deixe a quantidade como 1.
  8. No campo “Valor Unitário”, coloque o valor de cada um dos itens adquiridos, que serão multiplicados pela quantidade para obter o valor total da despesa. Se for mão-de-obra, coloque o valor total do serviço prestado.
  9. No campo “Forma de Pagamento”, coloque qual a forma de pagamento foi usada no pagamento da despesa;
  10. No campo “Vencimento”, coloque o dia em que vence a despesa. No caso de a despesa ser a vista, coloque o dia de compra.
  11. No campo “Competência da Conta”, coloque em qual mês deverá ser incluída a competência dessa conta. Lembrando que a competência é o mês em que o serviço foi pedido, ou o produto comprado, independente da data de vencimento da despesa.
  12. Por fim, há a caixa de “Gerar Financeiro”, que, se marcada, inclui a despesa no contas a pagar. Você pode deixar a despesa pré-pronta, sem lançar no financeiro, e depois quando a despesa se confirmar, marque a caixa e será lançada a despesa na conta a pagar.

Imagem 12: Painel de cadastro de despesas.

Lembramos que você pode Remover  ou Alterar as despesas a qualquer momento usando os botões de mesmo nome na tela de despesas.

Pareceres – F11

Imagem 13: Aba de pareceres, com os dois campos para preenchimento.

A aba de pareceres contém os descritivos da Ordem de Serviço. Essa aba tem dois campos: Considerações Finais e Observações Gerais. O campo de Considerações Finais serve para colocar considerações do técnico sobre a Ordem de Serviço que não cabem como observação. Já o campo Observações Gerais contém quaisquer observações que a Ordem de Serviço possa ter.

Histórico dos Itens – F12

Imagem 14: Aba de histórico dos itens, com a situação que cada item passou no decorrer da Ordem de Serviço.

A aba de histórico de itens exibe qual status os itens passaram durante o andamento da O.S., mais especificamente se os produtos foram baixados do estoque (utilizados), quantos foram baixados, quando, e por quem. Essa tela tem uma importância grande para o pessoal que cuida do estoque de peças, pois eles precisam ver que peça foi usada em que carro e quando.

Produtos Não Autorizados

Imagem 15: Aba de produtos não autorizados, com todas as peças que foram orçadas na Ordem, mas que o solicitante achou por bem não usar, ou não consertar.

A aba de produtos não autorizados exibe todos os produtos que foram inclusos na Ordem de serviço para o conserto do veículo, mas o dono não autorizou a instalação. Tela muito útil para rastrear o que deveria de fato ter sido feito no veículo, mas o dono não quis colocar.

Para não autorizar uma peça, faça o seguinte:

  1. Vá até a aba de produtos da Ordem de Serviço;
  2. Clique duas vezes sobre o produto não autorizado;
  3. Clique no botão Não Autorizar.

O sistema perguntará se você deseja mesmo não autorizar o produto. Se você clicar em sim, o produto sairá da lista de produtos da Ordem, e seu valor será descontado do total. Além disso, ele constará também nos itens não autorizados. Lembramos que itens não autorizados podem voltar a qualquer momento na O.S. indo até a aba de produtos não autorizados, selecionando o produto a reautorizar, e clicando no botão Autorizar Produto.

Obs. Geral da O.S. – F12

Imagem 16: Aba de Observação geral da O.S., onde são colocadas as anotações internas da Ordem de Serviço.

A aba de observação geral da Ordem de Serviço serve para colocar anotações gerais sobre a Ordem. Essas observações são internas da Ordem, não sendo impressas em nenhum relatório.

Arquivos

Imagem 17: Aba de arquivos, onde ficam os arquivos relacionados à Ordem de Serviço.

A aba de arquivos permite que você vincule arquivos na Ordem. Muitos clientes nossos usam essa aba para vincular as fotos do carro ao chegar, para que possam se certificar de como o carro estava ao chegar na oficina, ou fotos do painel com o odômetro, para certificar-se da quilometragem rodada do veículo antes de dar entrada na oficina.

Para vincular uma imagem, faça o seguinte:

  1. Na aba de arquivos, clique em “Adicionar Arquivos”;
  2. Na tela que se abre, marque se a imagem ficará vinculada À ordem de serviço, ou ao veículo;
  3. No campo “Descrição”, coloque a descrição da imagem – do que ela se trata, o que ela está mostrando;
  4. No campo “Arquivo”, coloque o caminho do arquivo, ou clique no botão de pasta azul ao lado do campo de caminho para abrir o explorador de arquivos. No explorador de arquivos. selecione o arquivo a vincular, e clique em Abrir.
  5. Com todas as informações necessárias digitadas, clique em confirmar para confirmar a operação e vincular o arquivo na O.S.

Imagem 18: Painel de inclusão de arquivos na Ordem de Serviço

Importante: Ao vincular arquivos na Ordem de serviço, os arquivos não podem mais ser movidos nem excluídos, pois o programa não salva na O.S. o arquivo em si, e sim seu caminho, ou seja, onde ele está. Recomendamos então que seja criada uma pasta especial com os arquivos de O.S. para evitar extravio dos arquivos.

Aba Lançamentos de Horários

Imagem 19: Aba de lançamentos de horários, onde são feitos os lançamentos de horários gastos pelos técnicos em cada O.S.

A aba de lançamento de horário armazena todos os horários dos técnicos trabalhados em cada Ordem de Serviço. Essa tela tem por objetivo fazer o controle de produção do técnico, informando qu  e horas o técnico começou a trabalhar num determinado veículo, e que horas ele parou.

Para lançar um novo horário na O.S., faça o seguinte:

  1. Clique no botão “Adicionar” na aba de horários;
  2. Coloque a Data do horário, a Hora Inicial, e a Hora de término. O sistema calculará o tempo total de acordo com a hora inicial e final preenchidos.
  3. Por fim, coloque o técnico responsável pelo lançamento, e clique no botão Confirmar para incluir o lançamento de horário na O.S.

Imagem 20: Painel de lançamento de horário.

Rodapé

No rodapé da Ordem de Serviço temos controladores de data, bem como o técnico responsável e os valores. Explicaremos todos os campos de acordo com a Imagem 21 a seguir:

Imagem 21: Rodapé da tela de ordem de serviço, com os campos enumerados para melhor compreensão.

  1. Data da provável entrega: Esse campo armazena a data em que o carro deverá ser entregue. Se passar dessa data e a O.S. ainda não estiver finalizada, o Anexar entenderá que a O.S. está atrasada.
  2. Data/Hora da Entrega: Esse campo contém a data e a hora da entrega. Esse campo é preenchido automaticamente na confirmação da Ordem de Serviço.
  3. Funcionário responsável: Quem é o funcionário que ficou a cargo de fazer essa ordem de serviço.
  4. Desconto Extra: Esse campo contém o valor de desconto dado no total da ordem de serviço. Esse desconto não tem relação com nenhuma pela ou serviço específico, é um desconto geral dado para o cliente.
  5. Total Produtos: Esse campo exibe o total da soma de todas as peças, sem o desconto de peças aplicado.
  6. Desc. produtos: Esse campo exibe o valor total do desconto de peças, ou seja, ele soma todos os descontos lançados nas peças.
  7. Valor Bruto: Esse campo exibe o total bruto da Ordem de serviço, ou seja: Total produtos + Total de Serviços.
  8. Acréscimo: Esse campo armazena o valor de acréscimo da Ordem de Serviço, caso tenha algum. Você pode digitar o valor de acréscimo nesse campo, e ele será somado no valor total da Ordem de Serviço.
  9. Total Serviços: Esse campo exibe o total de serviços da Ordem de Serviço, ou seja, o somatório de todos os serviços das ordens de serviço.
  10. Bruto – Desc. Pr: Esse campo exibe o valor bruto da Ordem de Serviço menos os descontos das peças.
  11. Valor Total: Esse campo exibe o total final da Ordem de Serviço, ou seja, o campo 11 menos o desconto extra.

E esses são todos os campos da função de Ordem de Serviço Auto-center. Após terminar o preenchimento da Ordem de Serviço, clique no botão Salvar na inferior direita da tela, e pronto! Está criada sua Ordem de serviço!

 

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