Como criar uma nova Ordem de Compra no Anexar

Nesse post mostraremos como criar uma nova ordem de compra, que é um pedido de compra enviado ao fornecedor para orçar preços ou pedir mercadorias.

Para criarmos uma nova ordem de compra, devemos primeiramente abrir a aba “Movimentação”, e depois selecionar a opção “Ordem de Compra”, como mostrado na “Imagem 1” a seguir:

Imagem 1: Localização da opção de ordem de compra no Anexar.

Agora, abrirá a tela de controle de Ordem de Compra. Nessa tela, para criarmos a nova ordem de compra, devemos clicar no botão “Novo”, localizado na parte inferior esquerda da tela, como mostrado na “Imagem 2” a seguir:

Imagem 2: Tela de Ordem de Compra, com o botão Novo em evidência.

Após clicar no botão Novo, abrirá a tela de cadasto de nova ordem de compra. Nessa tela, você deve preencher os campos com as informações pedidas, ou preencher apenas os campos pertinentes à sua ordem de compra. Vamos agora explicar campo a campo suas funcionalidades dividindo a tela em três partes: O Cabeçalho na parte superior da tela, os Produtos/Matérias-Primas, no centro da tela, e as o Rodapé, na parte inferior da tela.


Imagem 3: Tela de cadastro de Ordem de Compra, dividida nas três partes: Cabeçalho(1), Meio(2), e Rodapé(3).

Cabeçalho

Os campos contidos no cabeçalho são:

  • Status da ordem de compra: Esse campo serve para dizer o estado da ordem de compra, ou seja, como anda a ordem. Esse status é totalmente cadastrável.
  • Data da Ordem de Compra: Esse campo deve ser preenchido com a data da ordem de compra.
  • Data da Provável Entrega: Esse campo deve conter a data da provável entrega da mercadoria cotada, ou seja, esse campo geralmente é preenchido com a data na qual você precisa que chegue a mercadoria comprada.
  • Código/Razão Social do Fornecedor: Esse campo deve ser preenchido com o fornecedor na qual você está enviando a ordem de compra. Caso ele ainda não esteja cadastrado, ou você queira usar mais filtros de pesquisa para pesquisar o fornecedor, você pode usar o botão de Binóculo ao lado do campo código do fornecedor para localizar um fornecedor (abre a tela de localização de fornecedores) ou cadastrar um novo fornecedor (abre a tela de cadastro de novo fornecedor). Caso você saiba a razão social do fornecedor de cabeça, você pode digitar direto no campo Razão Social, que ele pesquisará no cadastro. Se o sistema encontrar, o campo Código do Fornecedor será preenchido automaticamente.
  • Contato: Esse campo contém os contatos do fornecedor, ou seja, aos cuidados de quem ficará a Ordem de Compra. Esse campo é preenchido a partir do cadastro de contatos do fornecedor.
  • Transportadora: Nesse campo deve conter a transportadora responsável pelo transporta da mercadoria cotada, caso tenha a necessidade de transporte. Esse campo também é preenchido através do cadastro de transportadoras, e pode ser acessado clicando no binóculo ao lado do campo.
  • Representação: Aqui deve ser colocado, caso tenha, a representação responsável pela ordem de compra. Lembrando que o binóculo ao lado do campo serve para localizar uma representação na tela de localização de representação ao cadastrar uma nova representação.
  • Representante: Esse campo deve ser preenchido com o representante responsável pela ordem de compra. Caso você precise, também tem o binóculo ao lado.

Esses são os campos que compõem o cabeçalho. Vamos agora mostrar o centro, composto pelos produtos e matérias-primas:

Centro

No centro da tela de ordem de compra, temos o sistema de inclusão de Produtos e/ou matérias-primas na ordem de compra. Para isso, tudo o que você tem que fazer é preencher os campos localizados na parte inferior da tabela, que são:

  • Código/Referencia: Esse campo serve tanto para pesquisar o produto/matéria-prima quanto para armazenar o código ou a referência do produto/matéria-prima. Para pesquisar usando esse campo, tudo o que você tem que fazer é digitar o código ou a referência que você quer, e apertar Enter. Se o sistema achar um produto que contenha o código ou a referência digitada, o sistema preencherá os demais campos dessa seção com os dados do produto encontrado.
  • Nome do Produto: Esse campo serve tanto para pesquisar um produto/Matéria-prima pelo seu nome, quanto para armazenar o nome do produto/matéria-prima. Para pesquisar pelo nome do produto, tudo o que você tem a fazer é digitar o nome do produto, e se contiver um produto/matéria-prima com o mesmo nome, será mostrado na tela para escolha. Clique duas vezes no produto/matéria correto, e os demais campos serão preenchidos de acordo com as informações do cadastro do mesmo.
  • Quantidade: Nesse campo deve ser informada a quantidade a ser comprada desse produto.
  • Valor Unitário: Aqui deve ser informado o valor de compra do produto. Caso você emita ordens de compra sem valor, o valor contido nesse campo torna-se obsoleto.
  • Desconto(%): Nesse campo deve ser colocado o desconto em cima do produto a ser comprado. Útil em situações onde você quer combinar desconto com o vendedor.
  • IPI(%): Esse campo deve conter a alíquota de IPI aplicada sobre o produto.
  • Unidade: Esse campo deve conter a Unidade Comercial do produto.
  • ICMS ST: Esse campo deve conter o valor de ICMS ST aplicado sobre o produto.

Terminada a inclusão do produto/matéria-prima, clique em Adicionar, no fim da linha à direita, e o produto será adicionado na tabela de produtos inclusos na ordem, e os campos serão limpos para inclusão de novo produto.

Rodapé

No rodapé temos as informações adicionais da ordem de compra, que são:

  • Condição de Pagamento: Nesse campo deve ser especificada a condição de pagamento que você pretende pagar a mercadoria.
  • Observações: Aqui você pode colocar qualquer tipo de anotação sobre a ordem de compra.
  • Ser avisado: Essa função cria um aviso na agenda, que pode variar para aparecer no dia da provável entrega, ou até 7 dias antes.
  • Desconto Extra: Esse campo serve para adicionar desconto no valor total da ordem de compra. O valor digitado nesse campo será o valor descontado.

Preenchidos os campos, clique no botão Salvar, e pronto! Está pronta sua Ordem de Compra!

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